「あれも、これもやらなきゃ」で非効率になった脳を解放する5つのステップ

佐々木です。

今日は

「あれも、これもやらなきゃ」で非効率になった脳を解放する5つのステップ

について書きます。

勉強熱心な人ほど、沢山の情報が入ってくるので
あれもやりたい、これもやりたいとなるのではないでしょうか？

自分もそうなりがちで、

どちらかというと、

あれも”やりたい”でなく
あれも”やらなきゃ”に近い感覚かもですね。

そこからすっきりする方法を今日はお伝えします。

【やった方がプラスになること】

は無数にあります。

でも、時間は有限ですから、

その中で取捨選択したり
優先順位をつけていくことが必要になります。

その話についてもお話します。

ステップ１．脳内から全部書き出す

まずはじめにやるべきことは、
脳内の負荷を減らすことです。

簡単にいえば、
頭のモヤモヤをすっきりさせること。

そのために最もおすすめなのが

「書き出す」

という作業です。

僕はPCのメモ帳に書き出しています。
紙でなくてOK。

むしろ書くのに時間がかかったり
修正がしにくかったりと
非効率なのでPCのメモ帳で良いです。

なぜ書き出すのが効果的かというと、
人間、視えることに対しては強いからです。

だから書き出すことを通して

【視覚化する】

という作業をしています。

この記事を読みながら、自分の脳内にある

・これやらなきゃ
・これやりたい
・これはどうかな？みたいなアイデア
・その他（悩んでること、考えたいこととか）

をとりあえず書き出してください。

脳内の容量を使わないでいいように
外部メモリを使うイメージですね。

できましたか？

書き出す前は、

「本当にやることが沢山あって死にそう」

とか思っているものですが、

書き出してみると冷静になれるんですよね。

あーいうてこれくらいか。となります。

それ以上でも、
それ以下でもないからです。

人間、分からないこと、視えないものの方が怖いです。

お化けが怖いのと一緒です。
真っ暗闇が怖いのと一緒です。

「得体が知れない」
という言葉がありますが、

得体とは正体や全貌のこと。

全貌が分からないものは
人間怖いなと感じてしまいます。

だからまず書き出す。

視覚化する。

これが大事です。

実際に僕も、
中小企業や個人にコンサルする時や
オンラインの教材を作る時なんかも

この視覚化を非常に強く意識しています。

どんな手順で達成するかを
明確に図やステップ形式で伝えたり。

そうすると、
理解度も段違いに上がるんですよね。

理解度が高ければ、当然成果も出やすいです。

理解せずやってる人より
理解してやってる人の方が成果でますよね。

この記事にもその考え方が活きています。

さて、次のステップに行きましょう。

ステップ２．目的に沿って取捨選択する

脳内にあることを全部書き出したら

作業じゃあ！

といいたいところですが、まだ作業しないでください。

全貌が見えるとラクになりますが、
もっと脳をすっきりさせるために
取捨選択をします。

１．目的を再確認する

そもそも今やるべきことって何でしょうか？

これを再確認することです。

直近の目標があるなら、
それを達成することを目的と置きましょう。

「ビジネスの売上を月100万円超にする」

とかでもいいです。

２．目的に沿っていないものを捨てる

仮に

「ビジネスの売上を月100万円超にする」

だとしたら、

ステップ１で書き出したことの中で

「ビジネスの売上を月100万円超にする」

に対して、優先度が低いものはカットしていきましょう。

「やりたいと思うこと」
「やらなきゃと思うこと」

↑これらが、そもそも目的に沿っているのか？

この確認作業を挟むことで、

本来やらなくてもいいことをやらずに済みます。

僕はいつも思うのですが

99％の人が、
無駄なことをやって疲れて

本当にやらないといけない
優先度の高いことをやらずに

「成果が出ない…」

と嘆いているように思います。

次は、もう少し具体的に
捨てる方法をお伝えしていきますね。

重要と緊急の仕分けをして、不要な作業を削除する

まずはこちらの図を見てください。

「重要と緊急のマトリックス」

と言ったりもする結構有名な図です。

この図を説明するにあたってまず大事なのが

「必ず目的を確認すること」

です。

目的がはっきりしないと、

それに対して重要なのかどうか？

を判断できないからですね。

サッカーで全国大会に行くために重要なことと、
将棋で日本一になるために重要なことって違いますよね。

自分で起業して稼ぐために重要なことと、
会社員として出世するために重要なことも違います。

だからまず「どの山に登るのか？」を設定すること。

それが目的です。

目標と考えてもらってもOKです。

で、重要かどうかですが、

その目標に直結するなら「重要」
その目標に直結しないなら「非重要」

です。

自分の中の辞書的な「重要」は忘れてください。

目標に直結するのか？しないのか？だけ考えて

機械的に判断します。

次に緊急性についてですが、

現時点で、期限が迫っているものは「緊急」
期限が遠いものや、期限が無いものは「非緊急」

としてください。

たとえば、

「この前気になって買った本を読む」

は、期限がないので「非緊急」となります。

ただし、
こうなると中々手が付けられず
タスクが山積みになってしまうので、

やるぞと決めたものは、
自分から期限を決めてください。

これ重要です。

今日の19時までに本Aのブログを書いて
Twitterでリンクをツイートして宣伝する

↑

こうやって決めたら、
「緊急」にしてください。

ここまでは割り振り方の話でした。

それでは実際に使っていくために、
各領域について解説します。

①：重要かつ緊急

目標達成に近づくことであり、
期限も近いものです。
↓
第一優先で片付けるタスク。

②：重要かつ非緊急

目標達成に近づくことだけど
期限は遠いもの。
↓
後回しにしがち
でも大事な種まきタスク。

③：非重要かつ緊急

目標達成に近づかないけど、
期限があってやらなければいけないこと。
↓
やらなくていいタスク。
でもこれに振り回されてる人多い。

④：非重要かつ非緊急

目的達成に近づかないこと。
↓
やってはいけないタスク。
あえて言うならご褒美。

この１～４の中で一番大事なのはどれでしょうか？

結論、

①重要かつ緊急
と
②重要かつ非緊急

です。

しかし実は、
②を放置した結果が①になっているのです。

なので、
①が溜まっているなら
どんどん①を片付けていって、

②の中で結果に最も直結する作業に
期限がなかったとしても、

自分で期限を設定して①（重要かつ緊急なこと）
として作業を進めていってください。

大事なんだけど期限がないことって
まーーーじで沢山あります。

でも、期限のないままだと
人間甘えて後回しにしてしまうので
自分で期限を設けることです。

もしくは、第三者を巻き込んで
一緒に期限を決めるとか、
宣言をして約束するとかも効果的です。

さて、ここまでやると、
さらに仕分け作業が進みますね。

③非重要かつ緊急
④非重要かつ非緊急

これらのタスクは
やっても結果に繋がらないので、
そもそも「やらない」が正解です。

どんどん切っていってください。

この辺の解説動画も作りました。

※補足

これ以上は動画とか作って説明しますが、
たとえば家庭のことを全部「やらない」にしろ
と言ってるわけではないです。

もし目的がビジネスと家庭の両立なら、
家族に対して説明するのが
重要かつ緊急のタスクになるでしょう。

（文章だと説明が難しい！）

ステップ３．所用時間を書き出す

次に、残ったものに対して所要時間を書いていきます。

所要時間を把握することって、
あまり意識していないかもしれませんが、

ほんとーーーーーーーうに、重要です。

所要時間の見積もりができていれば、

無茶な計画を立てることもないし、
計画倒れして自己否定してしまうこともありません。

で、それぞれの作業の所要時間を書いていくのですが

「どれくらいかかるか分かりません」

とよく言われます。

そういう場合、２つ問題があります。

１．そもそも作業の全貌が分かっていない（知識・情報不足）
２．実際どれくらい時間がかかるか分からない（経験不足）

大半が１で、それを乗り越えてる場合２ですね。

そもそも作業の全貌が分かってないなら、
知識や情報が不足しています。

シンプルにいえば、勉強不足なので
先生がいるならステップを教えてもらうとか、
いないなら勉強する教材を買うとかがおすすめです。

先人の知恵を借りるのは
膨大な労力のショートカットが出来て
人生を買っているようなものだからです。

作業の全貌が分かっているなら、
次に作業を細分化していきます。

「ブログを作る」

という作業があった時に、
そのままの状態で取り掛かろうとすると
どれくらい時間がかかるか分からないから

面倒だなぁ。。。

と思って後回しにしてしまいます。

でも仮に、
これが１分で出来る作業だと知っていたら？

全然苦じゃないはずです。

ちなみにブログは
３０分もあれば一通りの設定作業は済みます。

でもそういう意識で見ていないから
面倒だなぁ、で手が止まってしまいます。

初めての人でも、
ちゃんとマニュアルがあれば
１時間ほどあれば十分でしょう。

・ドメイン名を決める
・レンタルサーバーを借りる
・サーバーとドメインと紐づける
・ドメインにワードプレスをインストールする

やることの全貌を細分化するとこんな感じです。

でも、初めての人はわからんですよね。

だから先人の知識や情報を得るのが大事です。

「ブログを作る」くらいなら
頑張れば出来ると思いますが、

やることが複雑になればなるほど
学ぶことが大事になってきます。

あと、作業をある程度細切れにできれば、
１つの作業は２時間くらいに収められます。

「ブログを書く」という作業があった時に、僕なら

・伝えたい結論をざっくりまとめる（15分）
・タイトルを決める（10分）
・見出しを３～５個きめる（15分）
・見出しに対する本文を書く（30分）

こんな風に細分化したりします。

１つ大体３０分くらいですね。

細切れにすることが出来ないなら、
知識不足なので勉強してください。

あとは、
一度は経験することも大事です。

そしたら、

・どんな作業があって
・それぞれの作業にどれくらい時間がかかるか？

を知ることが出来ます。

ひとまずそれを基準にして
所要時間を見積もるでもいいでしょう。

ただし、

細分化して
ステップごとに片付けていけば
２時間くらいで終わるものを、

間違った進め方をしていると
ブログ１記事書くのに１０時間かかったりもします。

勉強不足だと
お金はかからなくても
時間や結果で損するので、
気を付けたいですね。

ステップ４．優先度をつける

所要時間が分かったら、
次はそれをどの順番で片付けるか？

の優先度を決めていきます。

このマトリックスの中で、

緊急の①③は即片付けてしまってください。

ただし③はやらなくていいなら断るとかすると
一気に無駄な時間ロスが減りますね。

あとは、

・期限がある仕事は先にやる
・5分以内で済む作業はすぐやる
・30分以内で済む作業はすぐやる

こんな感じにしてみてください。

期限があと３時間後で、
所要時間が２時間かかりそう

↑こんな感じなら、
まずそれを着手したほうがいいですよね。

次に、
すぐ済む作業を片付けるのがおすすめです。

これは重要かつ非緊急の②も含みます。

5～30分で終わる作業を残しておくと、
脳内で意識してしまい、逆に非効率になるからですね。

それなら、
すぐに片づけてしまった方がいい。
というのが僕の考えです。

たとえばお礼のメッセージ送らなきゃ。とか
Twitterに来てたリプライ１件あったから返さなきゃ、とか。

こんなの５分もあれは書けますよね。

そうやって、
バシバシ作業を片付けていきます。

結果に直結しないものはやらないでくださいね。

それは、

④非重要かつ非緊急

なので。

するなら①～③を終えたご褒美としてやってください。

ステップ５．実作業を進める

実際に作業をして片付けていくのが、「ステップ５」です。

ビジネスってそんなにやることはないので
こうやってすぐ終わることを片付けていけば
必ず終わりがやってきますし、

何かしらの結果も出てきます。

ここまでお伝えしたことを実践すれば、

どんどん脳内がすっきりして、
かつタスクも片付いていきます。

もう少し具体的にお話したい部分もあるので
また加筆したりしていきます。

追記：おさらい＆スケジューリングについて

軽くおさらいですが、

・脳内のあれもこれもを全部書き出す
・目的を再確認して、重要と緊急のマトリックスに仕分けする
・優先順位をつける

ここまでやったら、次はスケジューリングです。

「何時から何時に○○をやる」

というところまで具体化していきます。

会社員だった時に、
めっちゃ仕事できる上司や先輩方は
出勤してから退勤までほぼスケジュールが決まっていました。

逆にいえば、
ほとんどの人がやってないことなので
やるだけでめっちゃ差が付きます。

メリットとしてはまず一番に

考える時間がめちゃくちゃ減る

これが挙げられますね。

中々仕事が進まないと思ってる人ほど、

「次何をやろっかな～」

って考える時間が非常に長いです。

逆に、スケジューリングしてしまって
それ通りにやっていけば考えなくて済みます。

すると脳が無駄に疲弊しないので
タスクを片付けることに全集中できるわけです！

具体的には、
Googleカレンダーに予定を入れてください。

こんな感じで
僕は実際にスケジューリングしています。

所要時間も見積もっているので
このようにちゃんと組めます。

カレンダーに細かく書きすぎると
逆にわかりにくいなーと感じたので
僕はある程度の粒度で書いています。

記事執筆15:30~17:00

とかね。

でもそれぞれ、

タイトル決めに〇分、見出し決めに〇分、本文執筆に〇分・・・

みたくメモ帳に書いて設定しています。

あと

「時間すぎちゃったらどうするんですか？」

みたいに聞かれることもあるのですが

過ぎても問題が起こらないような
バッファを設けておいてください。

この通りやれば、
１時間ぴったりで終わるな。

と思ったら、

もしものことを考えて
1.5時間の枠を取っておいたりします。

まずはやってみてください。

追加でポイントなのですが、

これを前日にやってください。

もう一回言います。

スケジューリングは前日にやってください。

今日この記事を見たなら、
立てないよりは全然マシなので、
ひとまず今やってもらってOKです。

しかし原則として、
明日の予定は寝る前に立ててください。

というのも、

朝起きた時が一番脳みそがフレッシュだからです。

当日のスケジューリングも済んでいれば、

「今日何やろうかな～」

を一切考えずにタスクに取り掛かれて、効率MAXです。

すると無駄な脳疲労も起こらないんですよね。

前日に立てるとなると、
最後一番疲れ切った状態かもしれませんが、

だからこそ、

「まぁこんな感じでしょ」

とざっくり決められたり、

自分のパフォーマンスが良い状態でないだけに
かえってバッファー込みのスケジューリングが
うまく行ったりします。

大事なのは繰り返しますが、
前日にこう動く！と決めてしまうことです。

実際に、
今僕がこの記事を書いているのも

18時～20時で
スケジューリングについて書く

と前日に決めておいたからやっています。

こうやって動いてみてください。

いやー、めっちゃ解説しました。

これやったらマジで脳内スッキリで
かつ作業効率も段違いに変わりますよ。

やらない理由がないレベルです。ぜひぜひ実践あれ。

追記終わり。